Заповнення звіту № ЗВР-1 та Довідки про використані розрахункові книжки

Використання реєстраторів розрахункових операцій (РРО), книжок обліку розрахункових операцій (КОРО) та розрахункових книжок (РК) є однією з найзаплутаніших та штрафонебезпечних ділянок бухгалтерського обліку.

Використання реєстраторів розрахункових операцій (РРО), книжок обліку розрахункових операцій (КОРО) та розрахункових книжок (РК) є однією з найзаплутаніших та штрафонебезпечних ділянок бухгалтерського обліку. У даній сфері постійно відбуваються зміни, що тільки додають  плутанини. Сьогодні розплутаємо клубок питань пов’язаних зі звітуванням щодо використання КОРО та РК.

Кому і як звітувати щодо КОРО та РК?

Спочатку розглянемо хто взагалі звітує про розрахункові операції, використання РРО, КОРО та РК та існуючі форми такої звітності. Закон України “Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг” (далі – Закон про РРО) у статті 3 містить зобов’язання щодо розрахункових операцій для суб’єктів господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також операції з приймання готівки для подальшого її переказу. 

Звітування щодо РРО та РК, які використовуються суб’єктами господарювання прописане пунктом 7 статі 3 даного закону.  Від одних суб’єктів вимагається звітувати в електронній формі, для інших – у паперовій (див. таблицю нижче).

Саме навколо цих двох форм звітування – дротовими/бездротовими каналами зв’язку та паперової – і відбувалися зміни в регулюванні розрахункових операцій з поступовим розширенням кола суб’єктів господарювання, які звітують в електронній формі та звуженням кола тих, які подають звіт у паперовій формі. 

Раніше паперові копії чеків передавалися в податкову та зберігалися 3 роки. Електронне звітування суб’єктів господарювання регулює Порядок передачі електронних копій розрахункових документів і фіскальних звітних чеків реєстраторів розрахункових операцій дротовими або бездротовими каналами зв’язку до органів державної податкової служби, затверджений наказом МФУ від 08.10.2012 р. № 1057.

Електронна форма звітування відбувається шляхом використання спеціального програмного забезпечення для РРО та серверу Головного процесингового центру Національної системи масових електронних платежів (НСМЕП), що обслуговується НБУ та передає інформацію органам ДФС. Програмне забезпечення РРО працює в автоматичному режимі, надсилаючи всю необхідну інформацію через мережу Internet. 

У зв’язку з впровадженням даної системи в Україні відбулося поступове виведення з експлуатації РРО, які не підтримують такий спосіб роботи. У 2016 р. РРО без почекової передачі інформації заборонені та були виключені з реєстру. Останній державний реєстр РРО затверджений наказом ДФС України від 20.04.2017 р. № 275. У ньому ви можете знайти зареєстровані діючі  та заборонені моделі РРО.

Суб’єкти господарювання, які використовують РРО та звітують в електронній формі через дротові/бездротові канали зв’язку паперову звітність щодо відзвітованих операцій не подають, крім особливих випадків про які мова йде далі.

Звітування у паперовій формі врегульовує Порядок подання звітності, пов’язаної із використанням книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок), затверджений наказом МФУ від 21.01.2016 р. № 13 (далі – Порядок № 13). За ним складаються:

Звіт про використання книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок) (ф. № ЗВР-1);

Довідка про використані розрахункові книжки.

Дана звітність пов’язана з використанням розрахункових квитанцій і складається щодо всіх КОРО, які ведуться суб’єктом господарювання та зареєстровані як на господарську одиницю, так і на РРО. Це випливає з пункту 3 Порядку № 13 та пункту 1 Інструкції щодо заповнення Звіту про використання книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок) за формою № ЗВР-1, затвердженої Наказом МФУ від 21.01.2016 р. № 13 (далі – Інструкція про звіт).

Хто ж конкретно повинен звітувати через паперову форму? Нормативні документ чіткої та  прямої відповіді не дають, але можна дійти висновку, що це:

суб’єкти господарювання, які не використовують РРО, але застосовують КОРО та РК (випливає з абзацу 1 пункт 7 Закону про РРО та пункту 3 Порядку № 13);

суб’єкти господарювання, які використовують РРО, але з певних причин (тимчасове відключення електроенергії, вихід з ладу РРО) вимушені були певний час використовувати РК.

Щодо останніх, то про необхідність подання Звіту за формою ЗВР-1 свідчать:

пункт 6 глави 4 розділу ІІ Порядку реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій, затвердженого наказом МФУ від 14.06.2016 р. № 547 (далі – Порядок ведення РК та КОРО), який вимагає використовувати КОРО, які зареєстровані на РРО, для здійснення записів на основі розрахункових квитанцій зокрема у разі виходу з ладу РРО чи відключення електроенергії;

пункт 3 Порядку № 13 вимагає подачі звітності щодо всіх КОРО, зареєстрованих на господарську одиницю;

роз’яснення ДФС з бази Загальнодоступного інформаційно-довідникового ресурсу (ЗІР) категорії 109.09, де дається пряма відповідь, що суб’єкти господарювання у разі використання розрахункових книжок на період виходу з ладу РРО або у разі тимчасового відключення електроенергії падають Звіт за формою ЗВР-1 та Довідку про використані РК”.

Тимчасове відключення електроенергії, вихід з ладу РРО можуть спричинити використання РК та, як наслідок, подачу звіту за формою ЗВР-1

В усіх випадках звіт за формою ЗВР-1 повинен подаватися разом з Довідкою про використані РК (у разі наявності використаних РК), так як мало місце використання розрахункових квитанцій.

Слід застерегти, що відключення електроенергії мають бути підтверджені довідкою чи повідомленням  від постачальника електроенергії, якщо це відбувалося через планові чи аварійні роботи на мережі. Якщо дане відключення було внаслідок ремонтних робіт на самому суб’єктів господарювання, то повинні бути відповідні акти виконаних робіт. 

Дані документи повинні підтверджувати час відсутності електроенергії, так як це дає право на використання РК суб’єктам господарювання, які зобов’язані використовувати РРО. Також відповідно до статті 5 Закону про РРО проводити розрахунки  таким суб’єктам з використанням РК можна не більше 7 днів (інакше – треба застосовувати резервний РРО).

Паперові звіт за формою ЗВР-1 разом з Довідкою про використані РК подають  тільки ті суб’єкти, які працюють виключно з РК та ті, які працюють з РРО, але тимчасово вимушені були працювати з РК

Перелік суб’єктів, які не зобов’язані використовувати  РРО, але застосовують КОРО та РК та їх групування (з граничним річним обсягом – 200 тис. грн на суб’єкта, 75 тис. грн на відокремлений підрозділ або невстановленим граничним обсягом) визначається статтею 10 Закону про РРО та створеними під неї документами:

Постанова КМУ “Про забезпечення реалізації статті 10 Закону України “Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг” від 23.08.2000 р. № 1336”;

Перелік окремих форм та умов проведення діяльності у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, яким дозволено проводити розрахункові операції без застосування реєстраторів розрахункових операцій з використанням розрахункових книжок та книг обліку розрахункових операцій, затверджений постановою КМУ від 23.08.2000 р. № 1336.

Коли подавати звітність щодо використання КОРО та РК?

Звітність щодо використання КОРО та РК подається до органу ДФС за місцем реєстрації РК не пізніше 15 числа наступного за звітним місяця (див. пункт 7 статті 3 Закону про РРО). Звітність подається у складі форми ЗВР-1 та Довідки про використані РК. При цьому надавати КОРО та РК не потрібно.

У разі, якщо період використання РК не закінчився у звітному місяці, то подавати Довідку не треба (наприклад, якщо РК розпочата, але квитанції з неї ще використані не повністю). Це випливає з самої форми та назви звіту. Якщо використаних РК немає, то  й нема, чого зазначати у Довідці. Про це  також зазначено у самій формі примітці до Довідки: довідка повинна містити інформацію про розрахункові книжки, за якими дата кінця використання припадає на звітний місяць.

Джерело: info